اولین مدیر مالی دانشگاه درگفتگو با پیام دانش دلم نمی خواست وقت اداری پایانی داشته باشد.

.

مدیریت دانشگاه آزاد اسلامی مرکز اوز کوشش خود را به هر طریق حداقل با اهل قلم و سخن به کار می گیرد تا نیروهای انسانی خود را فراموش نکند. در نشست های هم اندیشی بر این محور اصرار ورزیده می شود و حفظ نیروهای انسانی بخشی از تاریخ محسوب می شود و اگر قرار باشد جامعه ای به تحول برسد بایستی در عین حال که حرمت ها پاس داشته می شوند در راستای آگاهی و بیشتر دانستن همواره بپرسند و از یکدیگر یاد البته نقد هم بایستی وجود داشته باشد.

 و اما مرجان شرفی اولین کارمند خروج از خدمت دانشگاه آزاد اسلامی مرکز اوز محسوب می شود که به خاطر شرایط زندگی و مهاجرت، شغلش را ترک کرد و یا ناچار به ترک آن شد. وی در این گفتگو بیشتر از آن زمان می گوید. او همیشه به زبان آورده و می آورد: وقتی می بینم اولین ایستگاه کاری ام به این جایگاه رسیده احساس غرور می کنم کارم را با دستمزد سی هزار تومان شروع کردم. ما در روزهای تعطیل رسمی سرکار می آمدیم و مأموریت که می رفتیم پول نمی گرفتیم. حتی موقع جشن ها خودمان بیشتر صبحانه ودسرها را درست می کردیم. از همکاری ام در دانشگاه بسیار خرسند بودم به طوریکه دلم نمی خواست وقت اداری پایانی داشته باشد.

شرفی که از دید رئیس دانشگاه نیرویی کارآمد با صراحت کلام معرفی می شود با فصلنامه به گفتگو نشست که عین مطالب با حذف القاب درج می شود.

۱) شما از اولین های شاغل دانشگاه هستید بیشتر از زبان خودتان بگویید.

مرجان شرفی هستم متولد سال ۱۳۶۵، فارغ التحصیل کارشناسی ارشد رشته حسابداری مالی. کار و شغل اداری و مالی را از سال ۸۷ در دانشگاه آزاد اسلامی مرکز اوز شروع کردم. شاغل بودن در سن ۲۲ سالگی برایم تجربه خیلی شیرینی بود. مخصوصاً اینکه یک شغل مالی پراسترس را عهده دار شده بودم و مهمتر اینکه رئیس دانشگاه عبدالعزیز خضری که باید در هر زمینه ای از کارم پاسخگوی ایشان بودم، یک فرد بسیار باتجربه و با اطلاعات بالا در این زمینه بودند که پاسخگویی و توضیح درباره مسائل مالی در مقابل ایشان به استرس کار می افزود؛ اما رفته رفته با آموزش های مستمر و راهنمایی های ایشان روال کار را به دست گرفتم و از استرس پاسخگویی کمی کاسته شد و به جایی رسید که خیلی مواقع ایشان نظراتم را تائید می کردند و همیشه حرفشان این بود که امور مالی چشم و چراغ هر موسسه است و باید تمام کارکنان حتی رئیس آن موسسه را به چالش و پاسخگویی بکشد و این امر به سختی مسئولیت این کار می افزود.

اوایل همگی در یک اتاق مشغول به کار بودیم، کار مالی مستلزم تمرکز همه جانبه بود که پیشرفت آن در یک اتاق شلوغ و رفت و آمدهای زیاد میسر نبود. بعد از آن اتاق آموزش و مالی جدا شد. البته چند ماه بعد آن، همکار دبیرخانه هم به ما ملحق شد و به دلیل کمبود جا چندین سال را به همان شکل گذراندیم.

۲) چه شد که وارد دانشگاه شدید.

 دقیقاً به خاطر دارم ۲۵ خرداد ۸۷ بود خارج از منزل بودم، کنار بازارچه حافظ، ناصر خضری را اتفاقی ملاقات کردم ازآنجایی که معلم دوست داشتنی فیزیک دوران دبیرستانم بودند همدیگر را می شناختیم. از من پرسید چه کار می کنی و چه می خونی؟ آیا مشغول به کاری هستی یا خیر؟ گفتم سال آخر دوره کاردانی حسابداری را تازه تمام کردم و کارشناسی را شروع کردم و در حال حاضر مشغول کار نیستم، همانجا پیشنهاد کار حسابداری دانشگاه را به من داد که به دانشگاه بیایم و با رئیس دانشگاه صحبت کنم. از پیشنهادشان خیلی ذوق زده بودم، با پدرم مشورت کردم و فردای آن روز برای صحبت با رییس دانشگاه به محل کارشان رفتم. قرار شد تمام شرایط را بررسی کنند و به من اطلاع دهند؛ و در نهایت بعد از چند روز قرار شد سه شنبه ۴ تیر ۸۷ اولین روز کاری را در محیط دانشگاه و در حوزه مالی شروع کنم.

۳) رشته تحصیلی تان حسابداری بود آیا با روند حسابداری دانشگاه آشنا بودید؟

هیچ شناخت مالی و حسابداری از دانشگاه نداشتم، سه ماه اول فقط از تجربیات رئیس دانشگاه در زمینه ی مالی استفاده کردم درسی که در دانشگاه خوانده بودم و فقط یک سری اصول کلی بود و جزئیات کار فقط با کار عملی و تجربی به دست می آمد. گاها با توجه به اطلاعات مالی که داشتم بر سر موضوعی در رابطه با امور مالی با رییس مخالفت می کردم و برایم سخت بود قبول کنم دارم اشتباه می کنم؛ و در این مواقع رییس می گفت وقتی میگم این درسته لج نکن و من ناچارا قبول می کردم اما همه این ها باعث می شد بیشتر فکر کنم و اطلاعاتم را بالاتر ببرم که بتوانم با اطمینان از دانسته هایم دفاع کنم. تا پایان ۵ سالی که فعالیت داشتم همیشه نظرات و اطلاعات ایشان آویزه گوشم بود.

۴) از چگونگی سیر کارتان (حسابداری) بیشتر توضیح دهید.

 روند کاری دانشگاه طوری بود که کلاً چند نفری که در دانشگاه شاغل بودیم از آن بی اطلاع بودیم چه در حوزه مالی چه در سایر موارد؛ اما رفته رفته با شرکت در کلاس ها و دوره های آموزشی و مسافرت های دور و نزدیک به دانشگاه های متعدد وبه ویژه تهران که آموزش عملی را در میدان می آموختیم به کارها و روال آن مسلط شدیم. در ابتدا بیشتر مسائل مالی با هیئت امنا مرتبط بود، اکثر کارهای مالی به صورت دستی و در نهایت در برنامه اکسل انجام می شد. تا اینکه بعد از چند ماه سیستم های مرتبط با امور مالی (سیستم جامع حسابداری، سیستم شهریه) که از طرف سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دبیرخانه دانشگاه اداره و پشتیبانی می شد اضافه شد.

امور مالی هیئت امنا نیز به صورت جداگانه ثبت و محاسبه می شد. اوایل امضای چک ها با خضری و رییس دانشگاه آزاد اسلامی لار (واحد مادر) بود که با رایزنی ها و تلاش های رئیس امضای دوم را هم خودمان گرفتیم. در واقع مستقل عمل کردیم هرچند واکنش هایی در این مورد وجود داشت که با ذکاوت و بینش صحیح ریاست دانشگاه راه هموار شد و تمام شک و تردید و واکنش ها رفع و پذیرفته شد.

 روزی که خضری به من گفت که امضای دوم چک با شماست جا خوردم. در واقع هم خبر خوبی بود و هم موضوع سنگینی بود. گفتم این مسئولیت بزرگ و سختی است و قبول کردنش برایم دشوار است اما باز هم با تشویق و اعتماد به نفسی که در من ایجاد کرد توانستم بر این موضوع نیز مسلط شوم و مسئولیت آن را به خوبی مدیریت کنم؛ و اینجا بود که تقریباً به طور کامل به لحاظ مالی از دانشگاه مادر مستقل شده بودیم.

 تمام دوره های مالی و مرتبط را شرکت می کردم و مأموریت ها و دوره های سنگین را طی کردیم که یکی از آنها این بود که با همکار دیگرم رابعه بهبین سیستم های دانشگاه را به تهران بردیم و دو روز طول کشید تا نرم افزارها و شبکه های موردنیاز بر روی سیستم ها نصب، راه اندازی و آزمایش شود.

 بارها پیش می آمد صبح می رفتیم دانشگاه و آن قدر حجم کارها زیاد بود که شب دیرهنگام برمی گشتیم منزل. آن هم با باری از زونکن، دفتر و کاغذ. آنجا هم تا پاسی از شب روی آنها کار می کردم تا به نتیجه ای که می خواستم برسم. شاید آن روزها این مسائل برای من جبر بود و حتی بارها زبان اعتراض هم باز می کردم اما بعدها برایم تبدیل به تجارب مفید و خاطرات شیرینی شد. کار حسابداری با وجود تمام مسئولیت ها و استرس ها زمانی که به نتیجه دلخواه می رسید شیرین ترین کار دنیاست.

هرماه مسئول مالی واحد مادر به دانشگاه می آمد و حساب های مرتبط شده ماهانه را چک می کرد و تأییدیه می داد و در پایان هر سال حساب ها بسته و اسناد و مدارک و دفاتر جمع بندی می شد و برای رسیدگی سالانه به دبیرخانه سازمان واقع در شیراز می بردم که خدا را شکر هر بار همان جا مهر تائید می خورد و از نظم و صحیح انجام دادن امور صحبت می کردند و این باعث می شد تا خستگی یک سال کاری از جسم و روح آدم دور شود و این روند ادامه داشت تا اینکه سال ۱۳۹۱ به خاطر ازدواج و تغییر محل سکونت ناچار به ترک دانشگاه شدم. البته در عمل به این راحتی نبود و مشابه دل کندن از خانه و خانواده بود.

۵) پیش از اشتغال در دانشگاه آیا فعالیت های اجتماعی، فرهنگی و رسانه ای را تجربه کرده بودید؟

 به طورجدی خیر، همه چیز از دانشگاه آزاد آغاز شد.

۶) در ادامه پرسش قبلی، دانشگاه آزاد اوز از روز راه اندازی در امور فرهنگی، اجتماعی و پایگاه خبری فعالیت داشته است شما چه نقشی داشته اید؟

دانشگاه آزاد اسلامی اوز تا آنجایی که به خاطر دارم همیشه پیشقدم در امور فرهنگی و اجتماعی بود. از جمله میزبانی جشن هر ساله تقدیر از پذیرفته شدگان اوزی دانشگاه های سراسر کشور توسط انجمن نسل پویای پارس عصر اوز، گردهمایی های هیئت امنا و سایر مراسم های فرهنگی و اجتماعی که همگی با نهایت شکوه برگزار می شد. برنامه های مختلف همگی با همکاری همه جانبه کارمندان دانشگاه که من نیز شامل آنها می شدم برگزار می شد و هیچ کس نمی گفت مثلاً من مسئول مالی ام و این وظیفه من نیست، چراکه همه دانشگاه را از آن خود می دانستیم و در قبال آن احساس مسئولیت می کردیم و در نهایت صبوری همکاری می کردیم و این احساسات صادقانه بود.

۷) انگیزه شغلی مهمترین عامل در فرد و یا همه کارکنان است شما چه ارزیابی از این مورد در دانشگاه داشته اید؟

 همانطور که در گفته های قبلی اشاره کردم احساس مسئولیتی که در من به وجود آمده بود و اینکه دانشگاه را از خود می دانستم و انس عجیبی که با آن داشتم باعث ایجاد انگیزه در جهت پیشبرد کارها به نحو احسن بود و همچنین این انگیزه باعث شده بود تا فقط مثل یک کارمند وظیفه شناس عمل نکنم بلکه صادقانه و دلسوزانه در راه انجام امور قدم بردارم.

۸) شیوه ای را که در این موسسه آموزش عالی مرسوم است برقراری نشست هم اندیشی کارکنان و مشترک با هیئت امنا، نام دارد و هر دوره یکی از کارکنان دبیر آن می شود. به عبارتی مدیریت مشارکتی وجود دارد، دیدگاه شما در این خصوص چیست؟

این رسم در ابتدا خیلی برایم سنگین بود، من فردی که تا آن موقع هیچگاه جسارت صحبت در جمع و مدیریت یک جلسه را نداشتم حالا باید بین همکاران و گاها اعضای هیئت امنا صحبت می کردم. اوایل برایم سخت بود اما آن روزی که قرار بود ۵۰ نفر از اعضای هیئت امنای اوز و دبی در جلسه هم اندیشی حضور داشته باشند و من مسئول برگزاری جلسه بودم تمام تلاشم را کردم تا به بهترین نحو اجرا کنم. از شدت استرس به تپش قلب افتاده بودم، سرم را که بالا آوردم و با آن تعداد جمعیت، آن هم تماماً افراد آگاه و تیزبین مواجه شدم به خودم گفتم آرام باش و تمرکز کن. پیش خود گفتم آخر چرا خضری این مسئولیت را به من داد با وجودی که می دانستند سخن وری خوبی ندارم. از قبل بارها حرف هایی را که باید می زدم پیش خود مرور کردم و الآن در برابر مدعوین قرار داشتم و باید انجام می گرفت و شد.

 در پایان جلسه محمدصدیق پیرزاد گفت احسنت خیلی خوب اجرا کردی و بعد از آن رئیس دانشگاه هم راضی از اجرای من بود و آنجا بود که اعتماد به نفسم کامل شد. این جلسات باعث ایجاد و افزایش تجارب فردی و تخصصی زیادی در من شد و بعدها در محل کارهای بعدی در جمع های خانوادگی دوستانه بارها و بارها از این روش مدیریت رییس دانشگاه یاد می کردم و خیلی درس ها گرفتم و در زندگی شغلی و شخصی به کار بردم و اعتقاد دارم اگر در تمامی ارگان ها چنین شیوه ای پیاده شود اعتماد به نفس در کارمندان افزایش می یابد و این باعث پیشرفت هرچه بیشتر سازمانها می شود.

۹) هیئت امنای دانشگاه آزاد از جایگاه و تعریف زیادی برخوردار است شما چه نظری دارید؟

 هیئت امنا رکن اصلی و اساسی هر سازمانی است. هیئت امنای دانشگاه آزاد نقش بسیار برجسته ای در پشتیبانی همه جانبه از دانشگاه دارد و شاید نقش وسیع آن در چند خط نگنجد.

 همیشه تلاش و کار گروهی نتایج بهتری به دنبال دارد و هیئت امنا این موضوع را به خوبی نشان می دهد چرا که مدیریت همه جانبه دانشگاه توسط یک نفر (رییس) امری دشوار است. همکاری و پشتیبانی های هیئت امنا چه در زمینه ی مالی و چه معنوی و همچنین پیگیری و رسیدگی به بعضی امور توسط هیئت امنا راه سخت و دشوار پیش روی دانشگاه را بسی هموارتر می کند. تا زمانی که در دانشگاه بودم همکاری و پشتیبانی و پیگیری امور محوله به اعضای هیئت امنای اوز و دبی را به چشم دیدم و بدون شک این روند همچنان ادامه دارد.

۱۰) آیا شما خود را محدود به شغل اصلی یعنی حسابداری کرده بودید یا در امور دیگر همکاری می کردید، توضیح دهید.

خیر نه تنها من بلکه تمام کارمندان و همکارانم در تمامی امور با هم هماهنگی و همکاری داشتیم و سعی کردیم همه نرم افزارها و امور کاری دانشگاه را تا حدی یاد بگیریم تا در زمان غیبت یکی از همکاران در هر صورت کار دانشجو انجام گیرد و نیاز به رفت و آمد مجدد نداشته باشند. حتی تمام جلسات غیر مرتبط با مسئولیتمان مثلا در شورای اداری بخش بجای رییس را شرکت می کردیم تا در همه حوزه ها اطلاعاتی داشته باشیم.

 به عنوان مثال وقتی مسئول دبیرخانه حضور نداشت یا حجم کارش زیاد بود من یا مسئول آموزش کار تایپ مطالب را به عهده می گرفتیم. یا در زمان غیبت من که در سال اول کارم مصادف با ادامه تحصیل بود، همکار آموزش کارهای مربوط به شهریه دانشجویی که مسئولیت من بود را انجام می داد تا به قول رییس دانشجویی معطل نماند و امثال آن.

۱۱) آیا از آموزش ضمن خدمت برخوردار بودید؟ چه تحلیلی از آن در دانشگاه دارید؟

 بله به صورت مستمر تحت آموزش بودیم چرا که روند کار نرم افزارها و سیستم های مربوط به امور مالی، شهریه آموزش و غیره به صورت مرتب به روزرسانی می شد و اگر آموزش های ضمن خدمت نبود قطعاً اطلاعات به روز نمی شد و نمی توانستیم با اعتماد و اطمینان جوابگوی دانشجو و سایرین باشیم و حضور در تمامی جلسات و دوره ها و کلاس ها باعث می شد همیشه یک قدم جلوتر باشیم.

۱۲) شما اولین کسی هستید که دانشگاه را ترک کردید.چه شد که رفتید و آن هم در مرکز آموزشی که از صفر آغاز به کار کرده بود و شما بر اساس شنیده کارمندی توانمند و پخته شده بودید آیا فکر نکردید دانشگاه آسیب ببیند؟

 به هر حال هر انسانی روزی ناچار به تصمیمات و انتخاب هایی می شود که ممکن است در این راه یک سری چیزها را از دست بدهد و مواردی که قطعاً ارزشمند خواهد بود را به دست بیاورد. بعد از ۵ سال کار و اشتغال در دانشگاه دیگر خود را فقط یک کارمند وظیفه شناس نمیدانستم که رأس ساعت وارد و رأس ساعت از محل کار خارج شوم. بلکه با تمام انرژی که داشتم برای کارم وقت می گذاشتم و آنجا بخشی از خانه و همکارانم بخشی از خانواده ام شده بودند. هیچگاه تا کارم تمام نمی شد دانشگاه را ترک نمی کردم در چنین شرایطی انس و وابستگی قلبی زیادی به کار و محل کار به وجود می آید و گذاشتن و رفتن خیلی سخت می شود اما همانطور که عرض کردم از یک طرف تصمیم برای آینده و زندگی شخصی و از یک طرف وابستگی و علاقه شدید به شغلم تصمیم را برایم سخت کرده بود.

تمام فکر و ذکرم این بود که بعد از من چه کسی می آید اینجا برای انجام امور مالی و آنطور که باید انجام می دهد؟ نمی دانم اعتماد به نفس زیادی بود یا نه اما تمام فکرم این بود که هیچکس مثل من از پس این مسئولیت برنمی آید و این فکر مثل خوره به جانم افتاده بود.

 احساس مسئولیت به این کار به حدی بود که من تا سه چهار روز قبل از مراسم ازدواجم در محل کار حضور و زمان خیلی کمی برای تدارک مراسمم داشتم و حتی تا ۲ روز قبل از مراسم تا ساعت ۱۱ شب در محل دانشگاه در جلسه ای حاضر بودم که فکر می کنم کمتر کسی این کار را انجام می دهد.

 دی ماه ۹۰ همکار جدید که قرار بود جایگزین من شوند مشغول به کار شد سه ماه سعی کردم تمام امور را به ایشان انتقال دهم تا مسلط شوند. به گونه ای از بابت همکار جدید (آمنه روستا) خیالم آسوده بود چرا که شخصاً با شناختی که از ایشان داشتم به رئیس برای این سمت پیشنهاد دادم.

 بعد از آن از تاریخ فروردین ۹۱ به مدت ۸ ماه مرتب در رفت و آمد بودم (بین بندرعباس و اوز) هر ماه ۱۰ روز را در کنار همکار جدید می گذراندم تا اگر مسئله ای هنوز برایش جا نیافتاده بود حل شود که خدا را شکر روستا زودتر ازآنچه تصور می کردیم امور کارها را به دست گرفت و صادقانه پیش می رفت.

 در این بین خیلی پیگیر انتقالی به دانشگاه بندرعباس می شدم اما به دلیل اینکه یکی از موارد انتقالی داشتن سابقه بیمه بود و من با وجود پنج سال سابقه کار فقط چهار سال سابقه بیمه داشتم به هر دلیلی در این مورد با من همکاری نشد و برای همیشه رابطه کاری با دانشگاه قطع شد اما رابطه عاطفی و دوستانه با تمامی همکاران جدید و قدیم دانشگاه آزاد اوز همچنان پابرجاست.

۱۳) از ارتباطات درون و برون سازمانی بیشتر بگویید.

ارتباطات و هماهنگی درون سازمانی میان همکاران به صورت همیشگی برقرار بود و تمام امور اعم از مرتبط و غیر مرتبط با همکاری انجام می شد اگر چنین نبود قطعاً دانشگاه در این مرحله از پیشرفت قرار نداشت. این روابط در بیرون از سازمان هم صدق می کرد چرا که ارتباطات برون سازمانی از جمله ارکان پیشبرد امور در هر سازمانی است. روابط مستمر دانشگاه با تمامی اقشار شهر و همچنین رابطه با اکثر ارگان ها و سازمان ها، ارتباط با هیئت امنای اوز و دبی، روابط با سایر دانشگاه ها و همکاری های همه جانبه همه و همه باعث شده بود دانشگاه آزاد اوز هر چه بیشتر بین مردم شناخته شده باشد.

۱۴) نظرتان در خصوص رسانه های الکترونیکی و فصلنامه با پیام دانش چیست؟

 با وجود رسانه ی الکترونیکی پیام دانش که به صورت روزانه مخاطبان را در جریان همه جانبه امور چه امور مرتبط با دانشگاه چه مسائل آموزشی اجتماعی و غیره قرار می دهد و همچنین فصلنامه با پیام دانش که اطلاعات مربوط به شهر، دانشگاه و تمام اموری که باید اطلاع رسانی شود به صورت شفاف در اختیار مخاطب قرار می گیرد و این نیز یکی از راه های ارتباط مردمی با دانشگاه می باشد که شاید کمتر سازمانی در این سطح عمل کرده باشد. البته این کار و پیشرفت رسانه ای نیز برگرفته از مدیریت قوی و صحیح رییس دانشگاه و استفاده از اطلاعات افراد آگاه و با اطلاعات در این زمینه می باشد.

۱۵) در پایان لطفاً ناگفته ها و یا هر دیدگاه و پیامی دارید عنوان فرمایید.

 با گذشت هفت سال دوری از دانشگاه هنوز گاهی اوقات دلتنگ آن محیط، کارهایم، میزم، زونکن ها، دفاترم، دلتنگ همکارانم و حتی دلتنگ خستگی های آن می شوم.

 شاید پنج سال شاغل بودن در آن محیط به نظر خیلی ها زمان زودگذری باشد اما برای من و امثال من یک عمر بود با کوله باری از خاطرات تلخ و شیرین و تجارب کارآمد. روزهایی که با حداقل دستمزد و مزایا و بدون پشتوانه بیمه هر روز با یک دغدغه و استرس جدید گذشت. هر روز دغدغه این موضوع را داشتیم که مبادا مجوز استخدام تمدید نشود یا لغو شود (از طرف سازمان مرکزی).

 اما درعین حال بهترین و شیرین ترین لحظات و تجارب کاریام را در این دانشگاه سپری کردم و از تمامی همکارانم، رییس دانشگاه عبدالعزیز خضری و عمو ناصر عزیز (خضری) بابت تمام درس هایی که به من دادند ممنون هستم و هیچگاه رابطه عاطفیام با دانشگاه قطع نخواهد شد چراکه همچنان خود را عضوی از خانواده دانشگاه نوپای رشد یافته می دانم.